Personal Assistant

Добре дошли на следващото ниво. Добре дошли в d:istinkt.

Ние сме разрастваща се комуникационна агенция, разположена в София, България, която търси адаптивен и добре организиран офис и личен асистент, който да изпълнява разнообразни административни задължения за ръководния екип. В тази роля вие ще отговаряте за насрочването на срещи, воденето на бележки и обработката на кореспонденцията от името на мениджърите. Може също така да се наложи да организирате пътувания, да обработвате договори, да планирате куриерски услуги и да помагате с други задължения, когато е необходимо. Личният асистент докладва директно на главния изпълнителен директор.


Основни задължения и отговорности за тази роля:

• Изготвяне, форматиране и редактиране на отчети, документи и презентации


• Въвеждане на информация, поддържане на база данни и водене на записки


• Управление на вътрешна и външна кореспонденция от името на ръководния екип


• Копиране, сканиране и изпращане на документи, както и водене на бележки


• Поръчване на офис консумативи и резервни части, както и управление на пощенски и куриерски услуги


• Спазване на най-добрите бизнес практики и етикет

Изисквания към кандидата:

• Диплома за средно образование или еквивалент


• Отлично владеене на български и английски език


• Богат опит в създаването на документи и електронни таблици, използвайки офис софтуер като MS Word, Excel и PowerPoint


• Опит в писането, воденето на бележки и архивирането на документи


• Отлични организационни и умения за писмена и вербална комуникация


• Способност за управление на вътрешна и външна кореспонденция


• Отворен за съвместна работа, положително отношение и поемане на инициатива


• Надеждна преценка с високи стандарти за точност, отзивчивост, почтеност и дискретност

Не на последно място…
Тази роля изисква заетост 5 дни в седмицата, от понеделник до петък, от 9:00 до 18:00 часа. Въпреки че обикновено ще работите в офиса, пътуванията в рамките на работния ден са чести, тъй като ще се очаква да посещавате клиенти и може да присъствате на събития.

Ще се свържем само с одобрените кандидати.

Относно d:istinkt

d:istinkt е агенция с награди и опит в интегрирани комуникационни кампании, разположена в София, България. Агенцията спечели наградата Агенция на годината през 2022 г. по време на церемонията по награждаване на BAPRA Bright Awards. d:istinkt е специализирана в предлагането на услуги в сферата на корпоративните комуникации, дигитални медии, криейтив, бранд консултации, медийни стратегии и кампании за представяне.

d:istinkt е част от PROI Worldwide - най-голямото глобално партньорство на независими интегрирани комуникационни агенции, обслужващи клиенти по целия свят. 

---
Welcome to what’s next. Welcome to d:istinkt.

We are a growing communication and experience agency located in Sofia, Bulgaria looking for a versatile and highly-organized personal assistant to perform personalized administrative duties for senior management. In this role, you will be responsible for scheduling meetings, taking notes, and handling correspondence on behalf of managers. You may also be required to make travel arrangements, handling contracts, booking courier services and assisting with other duties when required. The Personal Assistant reports directly to the CEO.

Key duties and responsibilities for this role

• Typing, formatting, and editing reports, documents, and presentations


• Entering data, maintaining databases, and keeping records


• Managing internal and external correspondence on behalf of senior management


• Copying, scanning, and faxing documents, as well as taking notes


• Ordering office supplies and replacements, as well as managing mail and courier services


• Observing best business practices and etiquette

Requirements

• High school diploma or equivalent


• Excellent command of Bulgarian and English


• Extensive experience in creating documents and spreadsheets, using office software such as MS Word, Excel, and PowerPoint


• Advanced typing, note-taking, recordkeeping, and organizational skills


• Excellent written and verbal communication skills


• Ability to manage internal and external correspondence


• Collaborative, positive attitude and ability to self-motivate


• Solid judgment with high standards of accuracy, responsiveness, integrity and discretion

And finally…
This is a 5 day a week role, Monday to Friday, from 9.00am–6pm. Although you'll generally be office-based, travel within the working day is frequent as you'll be expected to visit clients and may attend events.
Only shortlisted candidates will be contacted. Interested?

About d:istinkt
d:istinkt is an award-winning integrated communications and experience agency located in Sofia, Bulgaria. The agency won the Agency of the Year award in 2022 during the BAPRA Bright Awards ceremony. d:istinkt specializes in corporate communications, digital media, creative, brand consulting, media strategies and exposure campaigns.

d:istinkt is part of PROI Worldwide - the largest global partnership of independent integrated communications agencies serving clients around the world. In 2019, PROI encompassed 78 partners with 7,300 employees in more than 165 cities and 50 countries. The agency is also an exclusive partner of Cathay Communication - a network of independent communication agencies forming a global alliance with the aim to support the connection between China and the rest of the world.